Warum „Datenschutzerklärung – DSGVO“ für Ihr Unternehmen unverzichtbar ist

Die seit 25. Mai 2018 unmittelbar anwendbare EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat das Datenschutzrecht in Europa grundlegend harmonisiert. Eine zentrale Pflicht jeder verantwortlichen Stelle ist die transparente Information der betroffenen Personen über Art, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung – üblicherweise in Form einer öffentlich zugänglichen Datenschutzerklärung. Fehlt diese oder ist sie lückenhaft, drohen Bußgelder von bis zu 20 Mio. € bzw. 4 % des weltweiten Jahresumsatzes, Abmahnungen durch Wettbewerber und ein nachhaltiger Reputationsschaden.

Doch eine Datenschutzerklärung ist weit mehr als ein juristisches Muss: Sie signalisiert Professionalität, stärkt das Vertrauen von Kundinnen, Investorinnen und Mitarbeitenden – und kann, richtig verfasst, sogar Ihre Conversion-Rate steigern. Dieser Ratgeber zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine DSGVO-konforme Erklärung erstellen, welche Tools den Prozess erleichtern und welche typischen Stolperfallen Sie vermeiden sollten.

Rechtlicher Rahmen: DSGVO, BDSG & Co.

Die DSGVO regelt europaweit alles, was mit „personenbezogenen Daten“ zu tun hat. Ergänzt wird sie in Deutschland durch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie bereichsspezifische Normen (Telekommunikations-Telemedien-Datenschutz-Gesetz TTDSG, Handelsgesetzbuch, etc.). Bei grenzüberschreitenden Datentransfers kommen zusätzlich Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschlüsse ins Spiel.

Pflichtinhalte einer Datenschutzerklärung ergeben sich primär aus den Artikeln 12–14 DSGVO:

  1. Identität und Kontaktdaten der Verantwortlichen

  2. Zwecke und Rechtsgrundlagen jeder Verarbeitung

  3. Empfänger oder Kategorien von Empfängern

  4. Drittstaatentransfers und Garantien

  5. Speicherdauer oder Löschkriterien

  6. Rechte der Betroffenen (Auskunft, Löschung, Widerspruch … )

  7. Widerrufs- und Beschwerderechte

  8. Erforderlichkeit/Automatisierung (Profiling, Scoring)

Besonderheiten gelten bei Kindern, Videoüberwachung, sensiblen Daten (Art. 9 DSGVO) und automatisierten Individual-Entscheidungen.

Welche Daten verarbeiten Sie eigentlich – und warum?

Eine saubere Datenschutzerklärung beginnt mit einer Dateninventur. Dokumentieren Sie jede Verarbeitungstätigkeit:

  • Online-Tracking: IP-Adresse, Cookies, Pixel

  • E-Commerce: Bestell- und Zahldaten

  • Newsletter-Marketing: E-Mail, Interessenprofile

  • HR-Prozesse: Bewerbungs- und Mitarbeiterdaten

  • Kundensupport: Chat-Protokolle, Telefonmitschnitte

Ordnen Sie jeder Tätigkeit eine Rechtsgrundlage zu (Art. 6 Abs. 1 lit. a–f DSGVO). Für Tracking z. B. meist „Einwilligung“, für Vertragsabwicklung „Erfüllung eines Vertrags“. Prüfen Sie zudem, ob eine Auftragsverarbeitung (AVV) mit externen Dienstleistern nötig ist.

Tipp: Nutzen Sie Vorlagen wie das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO) – so vermeiden Sie Inkonsistenzen zwischen internem Datenschutz-Management und öffentlicher Erklärung.

Anforderungen an Form, Sprache und Zugänglichkeit

  • Transparenz: Keine Juristendeutsch-Labyrinthe. Schreiben Sie klar, konkret und zielgruppengerecht.

  • Mehrsprachigkeit: Betreiben Sie eine internationale Website, muss die Erklärung in den Sprachen Ihrer Zielgruppen verfügbar sein.

  • Barrierefreiheit: Screen-Reader-kompatible Struktur, kontrastreicher Text, logische Überschriften-Hierarchie.

  • Aktualität: Änderungen in Ihrer Tool-Landschaft (z. B. neues CRM) erfordern zeitnah ein Update.

Verlinken Sie die Erklärung gut sichtbar im Footer jeder Seite und – wichtig für Apps – direkt in den App Store Privacy Informationen.

Vergleich: Generatoren & Consent-Management-Plattformen (CMP)

Kategorie Beispiel-Anbieter Stärken Schwächen
Generatoren eRecht24 Premium, Händlerbund, Datenschutz-Generator.de Schnelle Basisfassung, günstig Kein individuelles Audit, eingeschränkte Branchentiefe
CMP Usercentrics, OneTrust, Cookiebot Granulare Einwilligungsverwaltung, AB-Tests, Automatische Scans Höhere Kosten, Integration kann komplex sein
Full-Service-Dienste DataGuard, heyData Beratung, Audits, Schulungen Laufende Kosten, evtl. Vendor-Lock-in

Praxistipp: Kombinieren Sie einen Generator für die initiale Erklärung mit einem CMP, um Cookie-Banderole & Opt-In-Nachweise abzudecken.

 

Spezielle Szenarien

E-Commerce

Achten Sie auf Pflichtangaben zur Zahlungsabwicklung (PayPal, Klarna, Stripe), Versanddienstleister (DHL, UPS) und Bewertungstools (Trusted Shops).

SaaS-Unternehmen

Transparenz bei Cloud-Hosting (AWS, Google Cloud), Telemetry und App-Integrationen (z. B. Zapier).

HR-Portale

Rekrutierungs-Software (e.g. Personio) verarbeitet besonders sensible Bewerberdaten; Einbindung eines Bewerber-Datenschutz-Hinweises ratsam.

 

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung Ihrer Datenschutzerklärung – DSGVO

  1. Ist-Analyse: Verzeichnis aller Tools, Plug-ins, Prozesse.

  2. Rechtsgrundlagen zuordnen: Einwilligung, Vertrag, berechtigtes Interesse …

  3. Auftragsverarbeiter prüfen: AV-Verträge abschließen.

  4. Textbausteine wählen: Generator oder Anwaltskanzlei nutzen.

  5. Lesbarkeit optimieren: Überschriften, Bullet-Points, FAQs.

  6. Veröffentlichung: Footer-Link + PDF-Download.

  7. Monitoring: mind. halbjährlich Review, bei Tool-Change sofort anpassen.

 

 

Häufige Fehler – und wie Sie sie vermeiden

Fehler Auswirkung Lösung
Copy-Paste von Wettbewerbern Urheberrechtliche Risiken, fachlich unzutreffend Eigene Erklärung erstellen oder professionell erstellen lassen
Pa­ra­gra­phen­la­wi­ne Absprungrate, Misstrauen Klartext, Beispiele, Icons
Vergessene Drittstaatenübermittlung Bußgeldrisiko Standardvertragsklauseln dokumentieren
Kein Opt-Out-Mechanismus Verletzung Art. 12 ff. DSGVO One-Click-Lösung, Preference Center
Veraltete Tool-Liste Intransparenz Automatisierter Website-Scan

Zukunftsausblick

  • ePrivacy-Verordnung: Ergänzt die DSGVO, spezifiziert Cookie-Regeln. Entry-into-force weiterhin offen (Stand Mai 2025).

  • AI Act: Für datengetriebene KI-Dienste zusätzliche Transparenz- und Risikomanagement-Pflichten.

  • US-EU Data Privacy Framework (DPF): Seit Juli 2023 Angemessenheitsbeschluss; Beobachten, ob rechtliche Anfechtungen („Schrems III?“) kommen.

 

FAQ – die meistgestellten Fragen zur Datenschutzerklärung

Muss jede Website eine Datenschutzerklärung haben?
Ja. Sobald personenbezogene Daten erhoben werden (IP-Adresse genügt), greift Art. 13 DSGVO.

Reicht ein Cookie-Banner allein?
Nein. Das Banner informiert nur über Cookies und holt Einwilligungen ein; die Datenschutzerklärung deckt alle Verarbeitungen ab.

Wie oft muss ich meine Erklärung aktualisieren?
Mindestens bei jeder Prozess- oder Tool-Änderung. Empfehlung: quartalsweiser Audit.

Kann ich einfach ein Muster benutzen?
Muster sind nur Ausgangspunkt. Passen Sie es an Ihre tatsächlichen Prozesse an oder lassen Sie es prüfen.

Brauche ich einen Datenschutzbeauftragten?
In Deutschland ab 20 Mitarbeitenden, die regelmäßig Daten verarbeiten (§ 38 BDSG). International gelten teils andere Schwellenwerte.

Wo finde ich offizielle Infos?
Die Datenschutz-Aufsichtsbehörden veröffentlichen Leitfäden und FAQs. Außerdem lohnt ein Blick in die Wikipedia-Artikel zur DSGVO und zur Datenschutzerklärung für einen schnellen Überblick.

Fazit: Von der Pflicht zur Kür

Eine saubere Datenschutzerklärung ist keine lästige Formalität, sondern ein strategischer Vorteil: Sie schafft Vertrauen, reduziert rechtliche Risiken und kann – als Teil einer ganzheitlichen Privacy UX – sogar die Nutzerbindung erhöhen.

Investieren Sie daher Zeit in eine strukturierte Dateninventur, nutzen Sie professionelle Tools und halten Sie Ihre Dokumentation aktuell. So verwandeln Sie die DSGVO-Pflicht in einen Wettbewerbsvorteil und positionieren Ihr Unternehmen als vertrauenswürdigen Marktteilnehmer.